La organización de eventos empresariales se convierte para BEST WESTERN PLUS 93 PARK en uno de los nichos de negocio más importantes para el hotel capitalino, así lo comenta Elizabeth Becerra, Gerente General: “Con el Plan de Grupos, que ofrece beneficios para las empresas que realizan grupos con más de 10 habitaciones y además evento con consumos de A&B, hemos generado mejor ocupación para el hotel en los picos de baja demanda, ello teniendo en cuenta que somos un hotel enfocado al mercado corporativo”.
Empresas colombianas prefieren hoteles para la organización de eventos como asambleas, certificaciones, cumbres gerenciales, ferias empresariales, convenciones de ventas, reuniones de trabajo, capacitaciones ruedas de prensa y muestras comerciales.
En promedio, en Best Western Plus 93 Park Hotel se realizan mensualmente unos 80 eventos empresariales en los 5 salones que ofrece el hotel con capacidades entre 12 y 140 personas, en diferentes montajes. Adicional a ello, el hotel ofrece una terraza bar para la realización de eventos sociales, cocteles, cumpleaños y demás tipo de eventos, cuya capacidad aumenta hasta en 76 personas perfectamente acomodadas en nuestras mesas y salas.
La ocupación de los salones de los que dispone el hotel ha sido alta durante todos los meses de los últimos dos años pero la diferencia entre el primer semestre y el segundo se ve especialmente marcada por los eventos de cierre de año y fiestas decembrinas empresariales, “ello permite concluir que el último trimestre del año es quizás el más importante en la organización de eventos empresariales en el hotel” agrega Becerra quien comenta “somos un hotel responsable en la promoción e implementación de nuestros servicios, ello se ve reflejado en la reciente Certificación que nos hace un Hotel amigable y socialmente comprometido con el entorno, uno de los primeros en ser reconocidos con una Certificación de éste tipo. Eso genera beneficios adicionales así como un respaldo a nuestros clientes”
Lo más importante… superar las expectativas del cliente.
A la hora de organizar un evento corporativo, el cliente por lo general busca un espacio adecuado tanto en características físicas y servicio. Es allí en donde la asesoría del hotel se hace vital. “Partiendo de esta necesidad es importante determinar qué tipo de reunión o evento requiere realizar el cliente, social o corporativo. Con esta información apoyamos, asesoramos y direccionamos al cliente en todos los temas y detalles relacionados con alimentos y bebidas, equipos audiovisuales, montajes y equipamiento de espacio así como en el desarrollo del evento o la reunión… ello con el fin de sobrepasar las necesidades y expectativas de nuestros clientes” comenta Elizabeth.
A todo ello regularmente fuera del equipamiento normal de los salones, Best Western Plus 93 Park Hotel brinda soporte para la realización de videoconferencias, teleconferencias, traducción simultánea, circuitos cerrados de televisión, grabaciones en audio y video de reuniones importantes, streaming y demás requerimientos específicos.
El hotel cuenta con un circuito cerrado de televisión el cual esta monitoreado 24 horas al día dentro del hotel y en áreas aledañas; cuenta también con 5 salones completamente equipados con luces Led con las características adecuadas para la iluminación de espacios cerrados y equipos audiovisuales, adicional a esto 3 de estos salones cuentan con luz natural lo cual hace mucho más placentera la estadía en las reuniones realizadas en el Best Western.
A la hora de organizar un evento, es importante…
Definir qué tipo de evento quiere organizar y todos los detalles que involucra su realización: invitados, asistentes, convocatoria, alimentos y bebidas, material impreso, ayudas audiovisuales.. en todo caso es importante dejarse guiar por los profesionales.
Cotizar… por lo general es bueno tener varias opciones para comparar y tomar la mejor decisión. No siempre el valor más barato es sinónimo de un evento exitoso. Es importante tener en cuenta las instalaciones, iluminación, equipos, servicio, complementos como alimentos y bebidas, equipos, mobiliario, facilidades de acceso, parqueadero y opciones de alojamiento para los invitados o asistentes que llegan de otras ciudades. “Esa es la ventaja de realizar un evento en un hotel y por ejemplo en Best Western Plus 93 Park Hotel estamos en capacidad actualmente de ofrecer esos y más servicios, como restaurante, bar, gimnasio y spa.. lo que asegura una mejor experiencia a quienes asisten a nuestros eventos desde otras ciudades” asegura Paola Pinzon Mugno, Jefe de Eventos.
Los detalles son quizás lo más importante. Es por ellos importante contar con un equipo de personas que le apoyen en cada una de las necesidades de su evento: las invitaciones, el seguimiento, las confirmaciones, el recibimiento de los invitados y su posterior acomodación, la decoración, el sonido, la iluminación… todo es importante por pequeño que sea… y el éxito de su evento dependerá de que cada cosa este en su sitio, en el momento y en el lugar apropiado, los eventos sociales tienen especial seguimiento ya que manejan formatos muy particulares dependiendo de la celebración y el estilo del cliente.
Por último, los costos, los pagos, la facturación de todos los servicios. Es importante llevar una contabilidad de gastos y costos, lo más organizada y planificada posible. La ventaja de contratar con un hotel, en éste caso con Best Western Plus 93 Park Hotel será que solo tendrá que pagar a un solo proveedor por todos los servicios que requiera para la perfecta realización de su evento.
